Business Intelligence: Der ausführliche Ratgeber

Ein zentrales Instrument zur schnellen, zielorientierten Planung sowie Steuerung von Unternehmensaktivitäten wird durch die Implementierung von Controlling im Unternehmen geschaffen. Anhand der Analyse vorhandener Daten und dem einhergehenden Abgleich mit festgelegten Plangrößen können dabei Abweichungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Vor dem Hintergrund eines zunehmenden Umfangs des anfallenden Datenvolumens kann die strategische Bedeutung von Controlling durch den Einsatz von Business Intelligence noch weiter gesteigert werden. Im Folgenden wird ein Überblick über diese Thematik gegeben, indem die wichtigsten Fragen zu Business Intelligence beantwortet werden.

Business Intelligence kann als das Ergebnis einer langen Entwicklung betrachtet werden, deren Anfänge bis in die 1960er Jahre zurückreichen. Damals wurde, durch die Einführung erster Informationssysteme zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen, der Grundstein für die automatische Datenaufbereitung gelegt. Im Laufe der Jahre erfuhren die hierzu notwendigen Systeme eine stetige Weiter- bzw. auch Neuentwicklung, welche in einem ganzheitlichen Ansatz zur Informationsgenerierung mündete. Hierzu bezeichnet Business Intelligence die systematische Analyse des eigenen Unternehmens und beinhaltet die Sammlung, die Auswertung sowie die Darstellung der geschäftsrelevanten Daten in elektronischer Form. Dabei wird der Unternehmer von einer modernen Technologie unterstützt, die eigenen Daten so zu verknüpfen und zu visualisieren, dass Trends einfacher beobachtet und Maßnahmen abgeleitet werden können.

Die Grundlage für den mehrstufigen Prozess des Business Intelligence bilden große Mengen an Rohdaten, die in unterschiedlichsten Formaten anfallen und zunächst der Sammlung bedürfen. Dabei müssen die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens anfallenden Daten sinnvoll zusammengestellt, bereinigt und geordnet werden, ehe eine Ablage an geeigneter Stelle erfolgt.
Um brauchbare sowie aussagekräftige Informationen zu gewinnen, erfolgt anschließend die Datenanalyse als wichtiger Aspekt von Business Intelligence. Dabei können verschiedene Ansätze zur Anwendung kommen, wobei die wichtigsten nachfolgend beschrieben werden:

   → Descriptive Analytics: Die statistische Betrachtung historischer Daten erlaubt die vergangenheitsbezogene Beschreibung und Auswertung von Ereignissen.
   → Diagnostic Analytics: Durch eine tiefgreifende Analyse historischer Daten, soll die Ursache für vergangene Ereignisse ermittelt werden.
   → Predictive Analytics: Anhand historischer Daten soll die Modellierung zukünftiger Trends sowie Entwicklungen – somit die Erstellung von Prognosen – erfolgen.
   → Prescriptive Analytics: Durch die Analyse früherer Entscheidungen sollen für ein zu erreichendes Ziel Handlungsalternativen aufgezeigt werden.

Zuletzt erfolgt mithilfe von Business Intelligence die Darstellung der analysierten Daten, wobei diese Präsentation die Entscheidungsgrundlage für zukünftige Maßnahmen darstellt. Hierzu erfolgt die visuell ansprechende Aufbereitung der geschäftsrelevanten Daten.

Was mit Business Intelligence erreicht werden kann, wurde bereits umfassend erläutert:
Die Unterstützung der Entscheidungsfindung durch die schnelle Bereitstellung der richtigen Informationen. Doch was zeichnet ein BI-gestütztes Berichtswesen – im Vergleich mit dem herkömmlichen – vorteilhaft aus und eröffnet dem Unternehmen damit auch Chancen?
Zunächst ist aufzuführen, dass durch die Nutzung von BI-Lösungen auch die Automatisierung Einzug in ein Unternehmen hält. Dabei erfolgen die Analyse sowie die Auswertung von Daten entsprechend eines einmalig festgelegten Prozesses, der sich u.a. durch selbstständige Aktualisierungen kennzeichnen kann.
Folglich wird durch Business Intelligence auch der häufig zeitaufwändige, manuelle Aufwand für die Mitarbeiter gesenkt. Damit kann die zur Verfügung stehende Personalkapazität optimaler genutzt und der Fokus auf die Bearbeitung wichtiger Aufgaben gerichtet werden. Zusätzlich sind BI-Systeme in der Lage, die Datenmenge automatisch auf Zusammenhänge, Trends sowie Auffälligkeiten zu untersuchen, welche andernfalls häufig verborgen bleiben. So entsteht nicht nur ein Überblick über die aktuelle Unternehmenslage, sondern es werden auch Prognosen über künftige Entwicklungen ermöglicht. Auf Grundlage dessen können einerseits Risiken umgangen, andererseits aber auch Marktchancen erkannt sowie genutzt werden.
Schwer verständliche, unflexible und langweilige Tabellen des herkömmlichen Berichtswesens werden darüber hinaus mithilfe von Business Intelligence durch ansprechende Darstellungen der Analyseergebnisse ersetzt. Hierzu werden die komplexen Daten komprimiert und visuell aufbereitet, um vom Betrachter möglichst schnell erfasst werden zu können. Erreicht wird dies durch eine Vielzahl möglicher Schaubilder, wie gängige Linien-, Säulen- und Kreisdiagramme, nebst weiteren Varianten zur Verdeutlichung von Beziehungen, Korrelationen oder der Zielerreichung.
Hierbei zeichnet sich die Darstellung der analysierten Daten für den Betrachter durch eine hohe Flexibilität aus, welche sich beispielsweise in intuitiv bedienbaren Systemen zur Betrachtung und Analyse von Daten im „Self-Service“ zeigt. Zudem können verschiedenste Daten miteinander verknüpft, visualisiert sowie ausgewertet werden.
Innerhalb der eigenen Schaubilder besteht zusätzlich die Möglichkeit, mit den eigenen Daten in Interaktion zu treten. Dieser wesentliche Vorteil von BI-Lösungen erlaubt es dem Nutzer, die Hierarchie der Kategorien jederzeit zu ändern, was die Betrachtung aus einer neuen Perspektive und gleichzeitig neue Einblicke in die Daten ermöglicht. Zudem stehen umfassende Filteroptionen zur Verfügung, wobei ein Datenpunkt ausgewählt und in anderen Darstellungen gesucht werden kann. Über einem Datenpunkt sind auch Zusatzinformationen erstellbar, die per Mouseover für den Nutzer sichtbar werden.

Der cloudbasierte Analysedienst von Microsoft ermöglicht durch eine Reihe von Business Intelligence Tools interaktive Einblicke in die Daten eines Unternehmens, die leicht zur Erstellung von Dashboards oder Berichten verwendet werden können. Auch mit mobilen Geräten sind die generierten Dashboards - durch die Power BI App - jederzeit abrufbar, wobei die Interaktion mit darin enthaltenen Daten durch eine Touchscreen-Unterstützung ermöglicht wird. Darüber hinaus geht die Integration von Power BI in das Microsoft 365 Umfeld - wie der Datenimport in Excel - nicht nur leicht vonstatten, sondern sorgt auch dafür, dass das Programm eine hohe Entwicklungsdynamik erfährt und sich damit ständig optimiert. Zusätzlich überzeugt Power BI hinsichtlich des Kosten-Nutzen-Verhältnisses, wobei sich die Lizenzkosten in einem vertretbaren Rahmen befinden. Teilweise kostenfrei können Nutzer auch Schaubilder in eigene Berichte einbinden, die zuvor von externen Entwicklern veröffentlicht wurden.

Eine hohe Dynamik, Komplexität und Diskontinuitäten stellen Unternehmen in der heutigen Zeit vor große Herausforderungen, die ein schnelles, datenbasiertes Handeln erfordern. Der Einsatz von Business Intelligence kann dabei für einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil sorgen und den entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg darstellen.  Interessieren Sie sich für das Thema Business Intelligence? Kontaktieren Sie mich gerne für weitere Informationen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch.